Potni nalogi brez ročnega vnosa: kako avtomatizirati potne naloge

Posodobljeno: 24. september 2026

Potni nalog je v Sloveniji podlaga za neobdavčeno povračilo kilometrine, dnevnic in drugih stroškov službene poti. Zato ga potrebuje vsak, ki službeno vozi: zaposleni z lastnim avtom, samostojni podjetnik in obrtnik s kombijem. Težava ni sam dokument, ampak vpis. Večina potnih nalogov nastane za nazaj, zvečer ali ob koncu meseca, iz spomina, koledarja in računov za gorivo.

Ta vodič pokaže, kako potne naloge pripraviti brez ročnega vnosa in kaj pri tem preveriti.

Zakaj ročni vnos ne deluje

Ročni vnos deluje, dokler je poti malo. Ko se jih nabere več, se pojavijo trije problemi.

Čas. Za en potni nalog, napisan za nazaj, je treba poiskati datum, relacijo, namen, uro odhoda in prihoda ter kilometre. Obrtnik, ki se na dan večkrat vozi med delavnico in gradbišči, ima na mesec lahko več kot sto voženj. Tudi če za eno porabi samo nekaj minut, se nabere več ur na mesec.

Natančnost. Kilometri, vpisani za nazaj, so ocena. Ure so zaokrožene. Pri inšpekciji FURS pa se kilometri primerjajo s porabo goriva, servisnimi knjigami in drugimi dokazili. Ocenjeni kilometri so najpogostejši razlog za popravke.

Pozabljene poti. Kratke vožnje, na primer do trgovine z materialom, se najpogosteje pozabijo. Za podjetje to pomeni izgubljeno neobdavčeno povračilo, za zaposlenega manj denarja.

Kaj pomeni potni nalog brez ročnega vnosa

Potni nalog brez ročnega vnosa ima tri dele.

1. Samodejno zaznavanje poti. Telefon zazna začetek in konec vožnje ter zabeleži relacijo, čas in dejansko prevožene kilometre. Uporabnik med vožnjo ne naredi ničesar.
2. Samodejni obračun. Aplikacija pot razvrsti po vozilu in namenu ter obračuna kilometrino in dnevnice po veljavnih stopnjah. Stopnje vzdržuje ponudnik, zato jih ni treba spremljati.
3. Samodejni izvoz. Ob koncu meseca se potni nalogi zberejo v obračunu v Excelu, skupaj s fotografijami računov, ki ga pošljete računovodji.

Človek pri tem naredi samo eno stvar: pot potrdi, po potrebi popravi namen ali jo označi kot zasebno.

Primerjava: ročno, Excel ali samodejno

Za primerjavo s konkretnimi rešitvami glejte eDriver in dnevnice.si, eDriver in Špica ter eDriver in PotniNalog.si.

Za koga se avtomatizacija najbolj izplača

Avtomatizacija se izplača tam, kjer je voženj veliko in so kratke.

• Gradbinci in obrtniki, ki se vozijo med delavnico, skladiščem in gradbišči. Glejte potne naloge za gradbeništvo in obrtnike.
• Samostojni podjetniki, ki sami vozijo k strankam in sami pišejo potne naloge.
• Terenske ekipe serviserjev, monterjev in prodajalcev.
• Manjša podjetja z več zaposlenimi na poti, kjer vodja nima pregleda, kdo je kaj vpisal.

Če imate nekaj poti na mesec, je ročni vnos ali brezplačna spletna aplikacija dovolj. Če jih imate deset na teden, samodejno zaznavanje prihrani več ur na mesec.

Kako začeti v petih minutah

1. Namestite aplikacijo eDriver iz App Store ali Google Play.
2. Ustvarite račun, 14 dni je brezplačno in brez kreditne kartice.
3. Dodajte vozilo: lastno ali službeno.
4. Dovolite dostop do lokacije, da aplikacija zazna vožnje.
5. Shranite pogoste lokacije, na primer delavnico in skladišče, da so poti poimenovane.

Naslednja vožnja se zabeleži sama. Ob koncu meseca v aplikaciji ali na nadzorni plošči izberete izvoz in ga pošljete računovodji.

Na kaj paziti pri izbiri aplikacije

• Dejanski kilometri. Aplikacija naj beleži prevoženo pot, ne samo razdalje med dvema krajema.
• Zasebne vožnje. Ločiti jih mora biti preprosto, sicer se pomešajo s službenimi.
• Veljavne stopnje. Kilometrina in dnevnice se spreminjajo z uredbo; ponudnik jih mora posodabljati sam.
• Dokazila. Računi za parkirnino, cestnino in material naj bodo shranjeni ob poti.
• Izvoz. Računovodja potrebuje tabelo za obračun in dokazila za arhiv.
• Podatki v EU. Lokacijski podatki so osebni podatki; preverite, kje so shranjeni in kdaj se beležijo.

Koliko prihranite

Prihranek je odvisen od števila voženj in časa, ki ga danes porabite za en potni nalog. Številke za vaše podjetje vpišite v kalkulator prihranka. Pri večini obrtnikov in terenskih ekip se naročnina povrne že v prvem mesecu.

Pogosta vprašanja